Check-in online en tu vivienda vacacional: qué datos pedir y cómo hacerlo bien

Todos los datos que exige el parte de viajeros hay que pedírselos a huéspedes que llegan cansados, con niños o a las once de la noche en un alquiler sin recepción. La solución que se ha impuesto en las viviendas vacacionales es el check-in online: un enlace que el huésped recibe al reservar y rellena desde el móvil antes de llegar.

Qué tiene que recoger tu check-in

• Todos los viajeros, no solo el titular. El RD 933/2021 exige los datos de cada huésped; el formulario debe permitir añadir acompañantes, y a los menores con su parentesco.
• Los campos del Anexo I, con validación en el propio formulario: que un DNI mal tecleado o un campo vacío se detecten al momento, no cuando el Ministerio rechace el parte.
• La firma del titular, que deja constancia del registro documental que debes conservar tres años.
• Información de protección de datos clara: base legal (obligación legal del RD 933/2021), responsable y plazos de conservación. El RGPD aplica de lleno.

Buenas prácticas que marcan la diferencia

Envía el enlace justo al confirmar la reserva y recuérdalo unos días antes de la entrada: la mayoría lo completa en el primer aviso si es fácil. En el idioma del huésped: un formulario en seis idiomas multiplica la tasa de check-ins completados sin que tengas que perseguir a nadie. Y que el envío a SES sea consecuencia automática del check-in completado: si el formulario y el parte van por separado, vuelves a depender de tu memoria.

¿Y la verificación de identidad?

Opcionalmente puedes pedir al huésped una foto de su documento (y un selfie) para comprobar que quien llega es quien dice ser — útil contra fraudes y fiestas no autorizadas. Hazlo con cabeza: solo con cámara en el momento (no archivos de galería), con borrado automático de las imágenes a las pocas horas de la entrada, y comparación visual, sin biometría. Así lo hace Hospedex, y así se mantiene dentro del RGPD sin tratamientos de categoría especial.